TeamDocuments i KEP2010

Publisert: 02.10.06
Ansattbidrag: Ståle Håheim

I Kårstø sitt nye prosjekt, KEP2010, blir Omegas TeamDucuments brukt som styringssystem for møtevirksomheten. Omega kan med dette tilby en total aksjonshåndteringspakke. TeamDocuments har vist seg som meget nyttig og tilbakemeldinger som Ståle Håheim har fått, er både positive og lovende.

Kep2010 er et prosjekt som er lokalisert på Kårstø. Prosjektet er en del av en større oppgradering og utbygging av gassterminalen. Statoil som er vår kunde opererer som "Technical Service Provider" for Gassco som igjen er Statoil sin kunde. Prosjektet er delt inn i fire del prosjekter med ulike faser og oppstartstidspunkt, og dette er med på å gjøre det til et meget komplisert prosjekt.

Pre-engineeringen utføres av Kellogg i London og i den forbindelse har vi kommet i inngripen med prosjektorganisasjonen ut fra site kontoret i London. Arbeidet med Pims i prosjektet startet opp da usikkerhetsregisteret, supervision & monitoring og kontroll plan registeret ble implementert. Fra prosjektet sin side ble det også ønsket et system som kunne ta seg av møter og aksjoner på tvers i prosjektorganisasjonen. Vi fikk da muligheten til å introdusere Omega sitt TeamDocuments som en applikasjon som kunne håndtere møter og oppsamling av aksjoner. Inkorporert med de andre modulene vi hadde i Pims kunne TeamDoc sin inntreden være det konseptet vi manglet for å kunne tilby en total "aksjonshåndteringspakke". Vi kjørte noen presentasjoner av TeamDocs for prosjektledelsen og de valgte ganske raskt å gå for løsningen implementert i resten av Pims løsningene.

I sammen med prosjektet bestemte vi at det måtte mobiliseres en fasilitator ressurs for å kunne ta seg av opplæring, tilpasning, support osv. I London og på Kårstø. Omega's Eiolf Berge sa seg villig til å ta på oppgaven med å drive denne prosessen gjennom organisasjonen. Full mobilisering ble foretatt i juni og så langt har det vist seg å vøre en nødvendighet å en mann med fullt fokus på dette arbeidet.

Videre ble det bestemt alle modulene i Pims skulle deles med Kellogg slik at man kunne dra nytte av et godt samarbeid og deling av data mellom de to selskapene. I første omgang var planen å kjøre alle regulære møter inn i TeamDocuments for å kunne få en god struktur på møtene og ikke minst ta vare på alle aksjonene som komner ut av de ulike møtene. Når minuttene blir tatt på direkten i møtet og mye av sakene er kommentert i forkant av møtene som bruken av TeamDocuments inviterer til, vil møtene bli mye mer effektive. Dette er også det prosjektet så langt har erfart og de fleste møtene kjører nå fint av seg selv uten at fasilitatoren er til stede.

Etter hvert som de ulike brukerne har sett hvordan TeamDocs fungerer har det meldt seg behov for å dekke irregulære møter også. Disse generer selvsagt like mange aksjoner og hva skulle man gjøre med disse?

Så langt er TeamDocuments i Pims er et pilot prosjekt, og vi har ingen garanti for suksess, men så langt har vi mottatt gode tilbakemeldinger fra både Statoil og Kellogg. Månedene fremover mot nyttår blir viktige for å sørge for at prosjektorganisasjonen ser viktigheten av å bruke våre løsninger, og ser at de kan ikke la være å ikke bruke løsningene fordi "det er her det skjer". Hvis dette pilot prosjektet blir en suksess vil prosjektet presentere TeamDocs og aksjonsoppfølgingen høyere opp i Statoil for å muligens gjøre dette til en standard for alle andre prosjekter også. Time will tell...