Spotlight: Omega 365 Admin
Imponerende system-innspurt
Denne høsten har ekstra arbeidsoppgaver stått i kø for de som jobber med administrasjon og systemutvikling i Omega 365. Nå høster de ros for å ha gjennomført overgangen til nytt regnskapssystem så problemfritt som mulig.
En prosjektgruppe bestående av Leif Hole, Jan Børge Landro, Oskar Sømme, Bodil Tretterud og Lars Dalen har jobbet med overgangen fra regnskapssystemet MarketMaker til lansering av det nye systemet Omega 365. I tilegg har flere systemutviklere fra Omega Core vært sterkt involvert i prosessen.
- Name: Team fra Omega 365 Core og Omega 365 Admin
- Omega focus: Overgang fra regnskapssystemet MarketMaker til lansering av det nye systemet Omega 365.
- Location: Omega 365´s hovedkontor i Ølensvåg
– Det har vært en travel høst, men nå er vi kommet over kneiken selv om det fremdeles gjenstår en del før alt er på plass. Det er en god følelse å være kommet så langt, sier Bodil.
Jobben som Bodil og de andre har utført har blitt lagt merke til i hele organisasjonen. Konsernsjef i Omega 365, Petter Aalvik, er en av de som er imponert over innsatsen som er lagt ned.
– Det å erstatte MarketMaker med et nytt system er en stor og komplisert jobb. Overgangen til det nye systemet har tatt nesten to år med forberedelser. Nå tre måneder etter MarketMaker ble avsluttet er jeg mektig imponert over alt som har kommet på plass i det nye systemet, sier han.
– Administrasjonen og prosjektgruppen gjør en kjempejobb med å utvikle, implementere og sette i drift et komplett fremtidsrettet nytt ERP system. Løsningen vil tjene oss vel i mange år fremover. Takk for innsatsen med å få det på plass!
Lytter til brukerne
Bodil har jobbet i Omega 365 siden 2011 og kjenner godt til både administrasjon – og systemutviklingen i selskapet. Store deler av tiden hun har vært i Omega har hun jobbet i Admin-selskapet, med lønn og fakturering. For noen år siden ble hun derimot utfordret til å bli med i arbeidsgruppen som skulle ta tak i overgangen til nytt regnskapssystem.
– Nå jobber jeg som systemkoordinator i Omega 365 Core og jobber utelukkende med dette prosjektet. Min jobb er å være bindeleddet mellom administrasjonen og de som skal utvikle det nye programmet. Det er viktig at brukerne av programmet blir lyttet til, forteller Bodil engasjert.
– Og ikke minst er det viktig at noen kan formidle til utviklerne hva brukerne av systemet er på jakt etter og hvordan alt henger sammen i hverdagen til de som skal bruke programmet. Her kommer kanskje erfaringen min til nytte, mener hun.
@Render("Template", ID: "Part.PhotoGallery")
Løsningsorientert gjeng
Innspurten av prosessen med å få nytt system på plass har gitt noen travle høstmåneder, spesielt for de som jobber med regnskap, timer, lønnsføring og fakturering. Her er det viktig at alt blir rett, og at systemet som blir brukt er til å stole på.
– Administrasjons-gjengen har vært løsningsorienterte, og fått til jobben selv om ikke alle funksjoner har vært til stede. Vi har måttet prioritert de viktigste modulene i systemet først, sier Bodil og viser til at det er kjekt å kunne være med på hele prosessen.
– Det har vært veldig spennende å jobbe med dette, jeg liker å være med på å skape noe, forteller hun.
Det meste er på plass
Caitlin Flått Evenhus, Gerd Marit Øvrevik, Elin Engelsen Eide og Marte Birkenes Arefjord er noen av de som bruker regnskapssystemet som arbeidshverdag i Omega 365 Admin. De kan se tilbake på en hektisk periode for å få lønnsføring og fakturering til å stemme selv om systemet har vært under utvikling.
– Det er bra at vi har fått lov til å være med å forme systemet som vi ville, vi har ønsket oss funksjoner som er kommet på plass, og nå er mye i orden, sier Elin.
De andre nikker samstemt, og forteller at det som har uroet dem mest er frykten for å gjøre feil når så mye arbeid ble avhengig av manuell kontroll. De vet så godt at det de jobber med er viktig både for de ansatte og for konsernet. Alle må få korrekt lønn til rett tid, og selskapet trenger at fakturaene går ut til avtalt ramme og tid.
– Det har stadig blitt bedre, og nå er vi glade vi er gjennom den største omleggingen og ser at en god del er kommet på plass, sier Gerd Marit som faktisk er med på utvikling av det tredje regnskapssystemet gjennom årene hun har jobbet i Omega 365.
Det er også lov å være fornøyd med egen innsats når det klaffer og en klarer å løse utfordringene som kommer.
– Vi kommer alltid i mål, da er det også lov å klappe seg på skuldra, mener Elin.
Flere i samme båt
Flere i Admin-avdelingen er også ganske ferske. Caitlin og Marte har bare seks måneder bak seg i jobben. Caitlin besto også nylig fagprøven i kontor og administrasjon, og fikk dermed innspurten i læretiden midt i omleggingstiden. Hun synes tolmodighet har vært den største utfordringen gjennom prosessen, men at også disse månedene har vært lærerike.
– Vi har jo vært i samme båten alle, og vi er flinke til å snakke godt sammen. Jeg syns også det har vært fint at vi har flyttet kontor midt opp i dette, og dermed kommet tettere på resten av Omega-konsernet. Når vi sitter mer samlet blir vi også bedre kjent, og styrker internkommunikasjonen vår, sier Caitlin.
Også Marte sitter igjen med en god følelse etter høst-innspurten.
– Det har vært en travel periode, men det meste har gått fint, mener hun.
Mye som skal klaffe
En annen som har jobbet tett med overgangen til Omega 365 er systemutvikler Oskar Sømme.
– Høsten har vært ganske hektisk, samtidig har det vært veldig spennende og lærerikt å få oppleve et slikt prosjekt, sier han.
Oskar mener stramme tidsfrister og mange oppgaver som skal løses i prosjektet har vært en av de største utfordringene.
– Fordi vi utvikler et ERP-system som er i drift, har vi ofte ganske stramme tidsfrister, vi må blant annet kontinuerlig rapportere data og statistikk til staten hver måned. I tillegg har vi over 1800 ansatte som skal føre arbeidstimer hver dag som så skal faktureres videre til kunder. Det er et ganske stort og bredt system som involverer mange personer på tvers av Omega 365-konsernet, og prosesser kan stoppe opp dersom ikke alt fungerer slik det skal, mener Oskar.
– Fordi fallhøyden har vært så stor, splittet vi MarketMaker opp i flere deler slik at vi kunne sette søkelys på, og gjennomføre en del om gangen uten at det ble noen langvarige nedetider.
Oskar syns prosessen har vært spennende.
– Å overføre et regnskapssystem på så kort tid er svært vanskelig, men vi har hatt et veldig godt team som har jobbet effektivt. En av tingene vi har gjort for å forbedre prosessen er å involvere brukere av MarketMaker i en stor grad når vi har designet ERP-systemet i Omega 365. Bodil Tretterud og Lars Dalen har vært svært viktige for at vi skulle forstå behovene som brukerene har, slår Oskar fast.
Om Spotlight
Spotlight er en serie med saker som fremhever og feirer ansatte i Omega 365 og deres arbeid. Vi tror det er mange bidrag, personligheter og utviklinger i Omega 365 som fortjener annerkjennelse. Du har kanskje en kollega som har gjort et gjennombrudd, forbedret moral på arbeidsplassen eller sikret seg en kundekontrakt – vi vil gjerne vite om dem og feire dem! Nominer en Spotlight-kandidat ved å sende tips til lauren@omega365.com.