Forbedrer Omega med Improve
Publisert: 03.05.11 (Oppdatert: 27.09.12)
I front for Omegas forbedringskultur står Improve; med brukervennlighet, raskere løsninger og tett oppfølging som første prioritet.
Omega skal være i kontinuerlig forbedring, og med Improve skal forbedringen holdes i høygir med hjelp av alle ansatte.
– Improve er en direkte kanal for innmelding av saker på en enklere måte enn før. Omega har vært under kraftig utvikling den siste tiden, og med Improve har vi fått en god plattform for å bygge videre kvalitet, sier Karl Berge, Omegas nye Improve-koordinator.
Improve ligger lett tilgjengelig på alle Omegas sider.
New and Improved
Improve er arvtakeren til Issues, i ny drakt og med utvidet mandat, med hovedfokus på tre områder: brukervennlighet, oppfølging og snarlig løsning.
– Du trenger kun beskrive det du vil melde inn, krysse av hvilket område saken hører hjemme under, og saken blir sendt inn til oss for oppfølging. Improve er fremdeles under utvikling, men allerede merker vi at ansatte har vært flittige i bruken av Improve. Nylig lanserte vi også et spesifikt felt for HMS-tips fra medarbeidere, sier Berge.
Via Improve kan medarbeidere nå bidra til å styrke helse, miljø og sikkerhet, ved å bruke Improve HMS, en spesifikk seksjon i Improve, som kanal for HMS-relaterte forslag og innspill.
Sikrer oppfølging
I mottakerenden står et Improve-team bestående av åtte områdeansvarlige klare til å ta fatt på innmeldingene. Hver innrapportering blir kanalisert til en områdeansvarlig som sørger for at saken blir fulgt opp. Innmeldingen blir også registrert etter hvilken grad av “hastesak” den er, og hvor raskt den må løses.
Grafen viser fullførte Improves per måned fra august 2011 til september 2012.
– Vi mottar og følger opp sakene i verktøyet Issue Tracker. Her har du mulighet til å kommunisere med områdeansvarlig og følge innmeldingen til den er løst. Slik sikrer vi at sakene ikke sovner hen, samtidig som de får en så god oppfølging som mulig, forteller Berge.
De områdeansvarlige er alle personer med nøkkelroller i Omega-organisasjonen, med omfattende oppgaver utover Improve.
– Muligheten de har til å løse Improve-saker er derfor avhengig av deres kapasitet på tidspunktet, legger Berge til.
Improve-sesjoner
Med Improve introduseres også praksisen med Workshops, der det i regelmessige møter med avdelingene i Omega blir tatt en status-sjekk for å sikre at alle sider og systemer er oppdaterte og fungerer optimalt.
– Vi skal holde en tett dialog med avdelingene, og med jevnlige Improve-Workshops sørger vi for å følge opp problemer og imøtekomme forandringer avdelingene etterlyser, forteller Berge.
Starter på frisk
Etableringen av Improve kom etter initiativ fra ledelsen i Omega. Forbedringskulturen i Omega var også målet med forgjengeren til Improve, men med “Issues” ble det likevel vanskeligere å ta unna innmeldingene.
– Etter en større dugnad i Issues-arkivet starter vi på ny frisk med Improve, sier Berge, som ser frem til å være koordinator i forbedringsarbeidet.
Leder samarbeidet
Karl Berge er Omegas nye Improve-koordinator og merker den nye kanalen for innmelding er tatt mye i bruk.
57-åringen fra Ølensvåg har siden han startet i Omega våren 2009 arbeidet med systemutvikling, kvalitet og testing, samt Pims-oppfølging under revisjonsstansen på Kårstø i fjor. Tidligere har Berge vært IKT-sjef i Vindafjord kommune, avdelingsleder for IT og service, og revisjons- og kredittkonsulent i SR Bank. I årene før han kom til Omega har han også arbeidet som systemutvikler ved Aker Stord og Haugesund datasenter. Nå tar han fatt på forbedringsoppgaven.
– Det er et helt tydelig behov for en kanal som dette, og jeg tror det vil bidra sterkt til forbedring. Det er en spennende oppgave og et stort samarbeid, som jeg håper vil gi resultater, sier Berge.