Bidrar i IT-satsing

Av Lise-M. Vikse Kallåk

Publisert i Sjøfartstidene, nr. 1, 2014.

Siden mars har Ole Mannes og Arne Myskja fra Omega IT-ledelse vært å se i Sjøfartsbygget. – Vi skal hjelpe Østensjø Rederi med å utarbeide en IT-strategi forankret i bedriftens ledelse og hos de ansatte, sier Myskja. 

IT-konsulentene fastslår at Østensjø Rederi har gjort mye bra på IT-sektoren, men at det av og til er nødvendig å ta et overblikk for å forsikre seg om at en gjør de riktige prioriteringene. – Dette er spesielt viktig i en periode der selskapet er i vekst, forklarer Myskja. Han påpeker at Østensjø Rederi står overfor andre utfordringer i dag enn for 5 år siden.

Forbedret arbeidsflyt: Ole Mannes (t.v.) og Arne Myskja fra Omgea It-ledelse vil sørge for at ansatte i Østensjø Rederi får de nødvendige verktøyene til å forbedre arbeidsflyt. Foto: Øyvind Sætre

 – Både i offshore-bransjen og shipping generelt stilles det store krav når det gjelder kvalitet og dokumentasjon. Østensjø Rederi har også vokst fra å være en oversiktlig og enhetlig organisasjon, der alle kjente alle og visste om det meste som skjedde i bedriften, til å bli en stor organisasjon med flere avdelinger. Rederiet har blitt så stort at det kreves klarere rutiner og bedre systemer for bruk og lagring av dokumenter. I dag går alt for mye tid bort til å lete etter informasjon. Vi må få på plass system og rutiner som er brukervennlige og klare slik at man får en felles måte å behandle de ulike dokumenttypene på, sier Myskja.

 Kartlegger praksis og behov 

Konsulentene påpeker at IT har blitt viktigere som et strategisk virkemiddel for å løse disse utfordringene. Myskja og Mannes har derfor engasjert de ulike delene av organisasjonen for å sikre at en ny ITstrategi er bygd på de behovene som finnes i de ulike forretningsenhetene.

 – Dette er viktig for at strategien ikke bare skal bli et papir stuet bort i en perm. Teknologi er bare redskaper og gir sjelden stor gevinst i seg selv. Det er når det kombineres med endringer i måter å arbeide på at det kan gi stor effekt, fastslår Mannes. 

For å sikre at det blir gjort gode valg, har Mangor Nilsen fra Omega blitt engasjert i et delprosjekt. Han har intervjuet omkring 20 personer fra ulike avdelinger i Østensjø Rederi, og dokumentert resultatet i en kartlegging av både dagens praksis og framtidige behov. 

– Det har vært viktig for oss at dette skal gjelde alle som arbeider med dokumenter, både ved selskapets forskjellige kontorer og skip, sier Myskja. 

Møtt med entusiasme

 – Hvordan har dere blitt møtt? 

– Vi har blitt møtt med positivitet og entusiasme overalt. Vi har merket at det er en kultur i selskapet for å ta tak og sette alle kluter til når en står overfor utfordringer. Dette er en flott egenskap i en organisasjon, og vi tror det vil være viktig når en ny IT-strategi skal settes ut i livet. Samtidig ser vi et klart behov for å knytte båter, utekontorer bedre sammen med hovedkontoret. Bedre og mer effektiv samhandling skaper bedre kvalitet og mer entusiasme, mener Myskja. 

Til å bistå IT-konsulentene i arbeidet har ledelsen i Østensjø Rederi opprettet en egen referansegruppe av nøkkelpersonell fra de ulike avdelingene i organisasjonen. Myskja påpeker at de også gjerne tar imot innspill i fra andre som kan hjelpe til å skape en best mulig IT-strategi.

– Vi er til stede i rederilokalene og tilgjengelige på telefon, opplyser Mannes. I slutten av august skal konsulentene legge fram en IT-strategi og en anbefaling når det gjelder valg av ny løsning for dokumentstyring. Deretter skal de bistå med iverksettingen. – Vi tror det vil skje med stor entusiasme, sier Myskja